Guide : pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises

L’Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises (ORSE)  publie le guide gratuit  Pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises (32 pages, en pdf). Plus de la moitié des salariés passent 2 heures par jour à gérer du courrier électronique. Il s’agit donc d’une activité essentielle dans le cadre professionnel. Dans ce cadre, l’ORSE propose un document analysant les potentialités techniques et organisationnelles de la communication via la messagerie électronique tout en formulant des recommandations d’utilisation.

Guide pratique d’usage professionnel de l’email

A partir de travaux menés par des chercheurs et les retours d’expérience des entreprises et des syndicats, l’ORSE fait un constat d’une montée des risques psychosociaux liés à de mauvais usages des courriels : Plus de la moitié des salariés passent 2 heures par jour à gérer du courrier électronique. Il s’agit donc d’une activité essentielle dans le cadre professionnel. Dans ce cadre, l’ORSE propose un document analysant les potentialités techniques et organisationnelles de la communication via la messagerie électronique tout en formulant des recommandations d’utilisation. Dans son guide relatif au bon usage de la messagerie électronique dans un cadre professionnel, l’ORSE propose que les entreprises se saisissent de cette question avec pour objectifs de limiter :

• la dépendance aux média,
• la surcharge informationnelle,
• les conflits entre salariés,
• les risques psychosociaux.

Les recommandations figurant dans le guide ont été finalisées dans le cadre d’une charte d’utilisation des courriels, point de départ d’une discussion entre salariés, managers, direction des ressources humaines, direction informatique et représentants des syndicats.

Sommaire

Sommaire du guide Pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises :

• Eléments conceptuels
• A la recherche de solutions
  • Les origines et objectifs de la réflexion
  • Les leviers d’action :
    • Etablir un diagnostic interne des pratiques de communication électronique,
    • Rédiger et diffuser une charte de bon usage des messageries électroniques
    • Mettre en oeuvre une action de communication interne
    • Intégrer les bonnes pratiques dans les formations
    • Définir et mettre en place une stratégie de communication électronique
• Annexes
  • Extrait du guide publié par Casino “Bien dans son job”
  • Charte de la Société Générale : “Du bon usage de la messagerie” (novembre 2009)
  • Pierre-Antoine Chardel, Maître de conférences à l’Institut National des Télécommunications : “les organisations à l’épreuve des TIC : quels enjeux éthiques ?”
  • Exemple de questions pouvant être posées dans le cadre d’un diagnostic quantitatif. Grille élaborée par Géraldine de la Rupelle, de l’ESCEM.
• Bibliographie

Synthèse du rapport sur la messagerie électronique

En complément, on peut consulter la synthèse du rapport “Pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises” (en pdf, 4 pages) dont voici le sommaire :

• Pourquoi ce rapport
• Eléments de contexte
• Effets ambivalents des TIC dans les entreprises : effets facilitateurs et effets contraignants
• Quelques statistiques sur les effets contraignants des courriels
• Rédiger et diffuser une charte de bon usage des messageries électroniques
  • Charte n°1 : recommandations selon les fonctionnalités de l’outil
  • Charte n°2 : recommandations selon les enjeux utilisateurs
• Exemples illustrés de recommandations